Hoe verwerk je inkoopfacturen met Claude?

Begin zonder koppeling

Voor de eerste ronde heb je niets te koppelen. Pak vijf facturen van één leverancier die je al hebt geboekt en geef ze aan Claude. Omdat je weet hoe ze geboekt zijn, zie je meteen of het klopt.

Pas als het uitlezen goed gaat, heb je een koppeling met je boekhoudpakket nodig. Hoe dat bij Exact gaat, lees je in Hoe koppel je Claude aan Exact Online?

Zo bouw je het in drie rondes

1. Laat Claude de facturen uitlezen. Een opdracht die werkt: "Hier zijn vijf inkoopfacturen. Haal per factuur de leverancier, het factuurnummer, de datum, het bedrag ex btw, de btw en het totaal eruit, in een tabel." Leg de tabel naast je eigen boekingen.
2. Laat Claude de grootboekrekening voorstellen. Via de koppeling haalt Claude op hoe die leverancier de afgelopen maanden is geboekt, en stelt dezelfde rekening voor. In Exact staan die gegevens in de inkoopboekingen.
3. Laat Claude één concept klaarzetten. Eén factuur, als boeking met de pdf als bijlage. In Exact gaat dat in drie stappen: een document aanmaken, de pdf eraan hangen en de boeking met dat document maken. De boeking blijft onverwerkt tot iemand hem goedkeurt.

De uitzonderingen zijn het eigenlijke werk

Wie nu de facturen boekt, weet dingen die nergens staan. Die leverancier rekent soms statiegeld, die andere stuurt elke maand een creditnota. Schrijf die regels op in de skill, de vaste werkinstructie voor Claude.

Daar zit de kennis van je team, en daarom moet je team de skill zelf kunnen aanpassen. Komt er een nieuwe uitzondering bij, dan voegt de medewerker één regel toe.

Bouw controles in die opvallen

Laat Claude bij elke factuur een paar dingen nalopen en een melding geven als er iets afwijkt:

• Het factuurnummer bestaat al voor deze leverancier.
• Het bedrag valt ver buiten wat deze leverancier normaal rekent.
• De leverancier is nieuw.
• Bedrag ex btw, btw en totaal tellen niet op.

Twijfelt Claude, dan stelt hij een vraag. Zet dat ook in de skill, anders gaat hij gokken.

Wat het kost

Bij 400 facturen per maand betaal je bij Exact € 155 tot € 199 per maand. De Purchase Agent van Exact stelt zelf ook grootboekrekeningen voor. Exact noemt daarvoor een nauwkeurigheid van 98%. Het verschil zit in wie de regels bepaalt: bij zelf bouwen staan ze in een skill die je team aanpast.

Werkt dit ook met Moneybird?

De route is hetzelfde. Via de API van Moneybird kun je een inkoopfactuur aanmaken en de pdf als bijlage toevoegen. De documentatie noemt geen aparte conceptstatus voor inkoopfacturen. Probeer daarom eerst in een testadministratie hoe een nieuwe inkoopfactuur binnenkomt, voordat je Claude laat schrijven.

Houd het eerst klein

Bij honderden facturen per week is het verleidelijk om meteen alles te doen. Begin met één leverancier en vijf facturen. Breid pas uit als het tien keer achter elkaar klopte.

Prijzen ex btw, stand oktober 2026.